ภารกิจหรือพันธกิจ ( Mission ) ของหน่วยงานทรัพยากรบุคคลและธุรการ ที่เป็นภารกิจหลักหรือฟังก์ชั่นงานหลัก ( Job Functions ) โดยส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วย งานสรรหาและว่าจ้าง, งานฝึกอบรมและพัฒนา, งานค่าจ้างเงินเดือน, งานสวัสดิการและผลประโยชน์ตอบแทน, งานแรงงานสัมพันธ์และงานธุรการ และในหลายๆองค์กร อาจพ่วงงานความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อมเพิ่มเติมไปอีก 1 ฟังก์ชั่น จากประสบการณ์ของผมที่ทำงานทางด้านนี้มาประมาณ 14 ปี พบว่าความคาดหวัง (Expectations) ของเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารในองค์กรและความคาดหวังของพนักงาน นับวันจะยิ่งสูงขึ้นเรื่อยๆ โจทย์ที่ HR & GA ได้รับในแต่ละวันทำงาน ก็ยิ่งทวีความยากหรือความสลับซับซ้อนมากยิ่งขึ้น ดังนั้น ผมคิดว่า ถึงเวลาแล้วล่ะครับที่เราชาว HR & GA จะต้องเสริมสร้างศักยภาพในการทำงาน โดยวางแผนการทำงานในเชิงกลยุทธ์ ( Strategic Planning ) ซึ่งเราจะเห็นได้จากตำราหรือได้ยินจากกูรู ( Guru ) ต่างๆ หลายสำนัก แต่หลายครั้งที่เราอ่านแล้วไม่เข้าใจหรือได้รับการฝึกอบรมในเชิงทฤษฎีแล้วไม่สามารถนำความรู้ที่เราได้รับกลับมาใช้ในชีวิตการทำงานจริงๆ ได้ ไม่ต้องวิตกกังวลครับ วันนี้ผมวิธีเสริมสร้างประสิทธิภาพงาน HR & GA แบบง่ายๆ มาเล่าสู่กันฟังครับ เพื่อเป็นแนวทาง( Guildline) ในการทำงานHR & GA ติดตามกันเลยนะครับ
งานสรรหาและว่าจ้าง (Recruitment and Selection)
ก่อนที่จะมีการสรรหาและว่าจ้างพนักงานเข้าสู่องค์กร จะมีกระบวนการที่สำคัญประการหนึ่งคือ
การวางแผนกำลังคน ( Manpower Planning ) ซึ่งถือเป็นกระบวนการสำคัญนับตั้งแต่การก่อตั้งบริษัทฯหรือสถานประกอบกิจการ รวมทั้งการดำเนินธุรกิจ เราลองมาดูคำถามที่ HR & GA จะต้องฝึกตั้งคำถามและค้นหาคำตอบ ก่อนที่จะดำเนินการในกระบวนการถัดไปครับ
หัวข้อคำถาม ( Topic of Questions)
1. ทำไมจึงต้องมีการวางแผนกำลังคน?
คำตอบ : 1.1 เพื่อการคาดคะเนความต้องการกำลังคน ณ ปัจจุบันและอนาคต
1.2 เพื่อการวางแผนการฝึกอบรมและพัฒนากำลังคน
1.3 เพื่อการศึกษาวิจัยกำลังคนว่ามีการเลือกใช้คนให้เหมาะสมกับงานหรือไม่( Put the right man on the right job )
2. ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นหากไม่มีการวางแผนกำลังคน?
คำตอบ : 2.1 ปริมาณงานมีมาก ขณะที่ปริมาณคนน้อยกว่างาน (งานล้นคน)
2.2 ปริมาณงานมีน้อย ขณะที่ปริมาณคนมากกว่างาน ( คนล้นงาน)
2.3 ได้คนที่ไม่มีคุณภาพ
2.4 เสียโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจ (Loss of the competetive advantage)
2.5 วิสัยทัศน์ขององค์กรไม่บรรลุผลสำเร็จ
3. มีเทคนิคอะไรบ้างในการพยากรณ์เกี่ยวกับการวางแผนกำลังคน? (Manpower Forecasting)
คำตอบ : 3.1เทคนิคการใช้ผู้ชำนาญการเป็นผู้ประมาณการวางแผนกำลังคน (TheDelphiTechnique)
3.2 เทคนิคการคาดการณ์แนวโน้ม (Trend Projection Technique)
3.3 เทคนิคในการสร้าง Model หรือพยากรณ์จากหลายๆ ทาง (Multiple PredictiveTechniques)
3.4 การใช้เทคนิคการพยากรณ์จากหน่วยงานต่างๆ
4. มีขั้นตอนในการวางแผนกำลังคนอย่างไร?
คำตอบ : 4.1 จะต้องมีการวิเคราะห์ 2 ด้าน คือ
4.1.1 คุณภาพ ( Quality) ได้มาจากการวิเคราะห์งาน ( Job Analysis) ที่ทำให้สามารถระบุถึงคุณสมบัติของคนที่ต้องการสำหรับแต่ละตำแหน่งงาน
4.1.2 ปริมาณ ( Quantity ) จะต้องคำนึงถึงจำนวนบุคลากรที่ใช้ในการปฏิบัติงานโดยจะต้องเพียงพอและเหมาะสมกับปริมาณงานที่มีอยู่
4.2 การวิเคราะห์ปริมาณงาน ( Work-load Analysis) การพยากรณ์ยอดขาย ( Sale Forecasting) และนำมาใช้ในการวางแผน
-การขาย, วางแผนการผลิตและวางแผนการปฏิบัติงานของหน่วยงานอื่นๆ แผนงานที่เกิดขึ้นจะแสดงให้เห็นถึงหน่วยงาน ( Work unit ) ที่จะต้องปฏิบัติงาน เพื่อให้ได้มาซึ่งผลผลิต ( Product ) เป็นสินค้า
- ดำเนินการคำนวณประสิทธิภาพหรือกำลังการผลิตของแต่ละหน่วยงาน ( Work unit ) ออกมาเป็นหน่วยของ Man Hours ซึ่งหมายถึงอัตราเฉลี่ยในการผลิตสินค้าและบริการ 1 ชิ้นงาน ( หน่วย ) โดยคน 1 คน จะต้องใช้เวลาในการปฏิบัติงาน โดยเทียบเป็นหน่วยของชั่วโมง
สูตร : การคำนวณหา = เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานทั้งหมดMan Hoursจำนวนสินค้าที่ผลิตได้
4.3 การวิเคราะห์กำลังคน ( Work-force Analysis )
- วิเคราะห์ปัจจัย 2 ประการ คือ อัตราการขาดงาน ( Absenteeism ) และอัตราการหมุนเวียนของคนงาน ( Turnover Rate )
- อัตราการขาดงาน ( Absenteeism ) ได้แก่ การลาป่วย ลากิจ ขาดงาน โดยไม่รวมถึงวันหยุดพักผ่อนประจำปี อัตราการขาดงานที่ถือว่าปกติ คือ ตั้งแต่ 3% ถึง6%
- อัตราการหมุนเวียนของคนงาน ( Turnover Rate ) โดยการจดบันทึกเก็บ รวบรวมข้อมูลของหน่วยงานจากในอดีตที่ผ่านมา จากการลาออก, การปลดออกการเกษียณอายุ, การมรณกรรม, การพักงาน, การโยกย้าย ฯลฯ ของพนักงานกระบวนการในการสรรหาพนักงาน ( Process in Recruitment)ถือเป็นกระบวนการถัดมาจากการวางแผนกำลังคน ( Manpower Planning) คำถามและคำตอบที่คน HR&GA จะต้องฝึกตั้งคำถามและค้นหาคำตอบ มีดังนี้ครับ
หัวข้อคำถาม (Topic of Questions)
1. ทำไมจึงต้องมีการสรรหาพนักงาน?ตอบ : เพราะองค์กรต้องการคนเพิ่มอันเนื่องมาจากพนักงานลาออก, พนักงานเกษียณอายุ, พนักงานถูกปลดออก,ไล่ออก, เลิกจ้าง, ขยายกิจการ, ขยายสาขา ฯลฯ
2. กระบวนการสรรหาพนักงานมีความสำคัญมากน้อยเพียงใด?
ตอบ : 2.1 เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จในการบริหารงานบุคคล เพราะตัวบุคคลเป็นปัจจัยชี้ขาดในการแข่งขันของธุรกิจทุกประเภท
2.2 คัดเลือกคนที่เหมาะสมที่สุดเข้ามาทำงานให้องค์กรหรือไม่?
2.3 เป็นการสร้างโอกาสให้กับองค์กรและพนักงาน
3. ใครมีหน้าที่ในการตัดสินใจคัดเลือกและว่าจ้างพนักงาน?
ตอบ : HR&GA จะทำหน้าที่ในการสัมภาษณ์, กลั่นกรองและคาดคะเนว่าผู้สมัครงานท่านนั้นๆ มี
คุณสมบัติที่เหมาะสมกับตำแหน่งานนั้นๆ ตามคุณสมบัติที่กำหนดเบื้องต้นในใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ในหัวข้อคุณสมบัติของตำแหน่งงาน (Job Specifications)ส่วนการตัดสินใจในการคัดเลือกและว่าจ้างจะเป็นหน้าที่ของหัวหน้างานต้นสังกัด
4. ขอบเขตหรือวิธีการในการสรรหาและว่าจ้างมีอย่างไร?ตอบ : โดยทั่วไป มี 2 กระบวนการ คือ
4.1 สรรหาจากภายในองค์กร ( Promotion from with-in )
4.2 การสรรหาจากภายนอกองค์กร ( External )
4.1 การสรรหาจากภายในองค์กร ( Promotion from with-in ) ในหลายๆ องค์กรมักจะขาดการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งงาน ( Successor ) ซึ่งอยู่ในกระบวนการของการวางแผนการสืบทอดตำแหน่งงาน หรือ Succession Planning ทำให้ไม่มีการวางตัวหรือจัดทำฐานข้อมูลของพนักงานภายในองค์กรโดยเมื่อมีพนักงานลาออก, เกษียณอายุหรือมรณกรรม จึงค่อยค้นหาบุคลากรมาทดแทน ทำให้ขาดการวางแผนกำลังคนที่ดี ทั้งในด้านศักยภาพของตัวพนักงานและโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจ ซึ่งมีคำเปรียบเทียบง่ายๆว่า
" แก้ปัญหาเฉพาะหน้า"จึงขอฝากผู้บริหารและหน่วยงาน HR&GA ในเรื่องดังกล่าวนี้เพื่อพิจารณาวาแผนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ซึ่งมีอยู่ในองค์กรทุกๆองค์กร ให้ได้รับโอกาสนี้ก่อนที่จะสรรหาพนักงานจากภายนอกองค์กรครับ เพราะพนักงานในองค์กรก็ย่อมปรารถนาที่จะให้ผู้บริหารเห็นคุณค่าและต้องการแสดงฝีไม้ลายมือให้ประจักษ์แก่สายตาพนักงานในองค์กร เพียงแค่องค์กรให้โอกาสกับเขาเหล่านั้นเองครับ
